La loi sur la liberté de l'information (FOIA) de Virginie, qui se trouve à l'adresse suivante : 2.2-3700 et. seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.
Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s’applique.
La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.
Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)
- Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
- Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
- Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.
Demander des documents au ministère des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs (Department of Small Business and Supplier Diversity)
- Vous pouvez demander des dossiers par courrier postal, par télécopie, par e-mail, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que votre demande soit formulée par écrit, ni que vous ayez besoin de spécifiquement indiquer que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
- D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Il nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin qu'il n'y ait pas de malentendu concernant une demande verbale. Cependant, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
- Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec une « précision raisonnable ». Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
- Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail du Department of Small Business and Supplier Diversity (département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs), et elle n'oblige pas le Department of Small Business and Supplier Diversity (département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs) à créer un document qui n'existe pas.
- Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par le département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs dans le cours normal de ses activités.
- Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique ou sur un disque informatique, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents
- Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer aux efforts du personnel pour clarifier le type de dossiers que vous recherchez, ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Faire une demande FOIA n’est pas un processus conflictuel, mais nous devrons peut-être discuter avec vous de votre demande pour nous assurer que nous comprenons quels documents vous recherchez.
Pour demander des documents au département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs, vous pouvez adresser votre demande à Larry Wilder à l'adresse suivante
- 101 N. 14th Street, 11th Floor
- Téléphone - (804) 371-2064
- Fax - (804) 786-9736
- Courriel - lawrence.wilder@sbsd.virginia.gov
Vous pouvez également nous contacter si vous avez des questions concernant la demande de documents auprès du département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs (Department of Small Business and Supplier Diversity). En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov, ou par téléphone à l'adresse (804) 225-3056 ou [numéro gratuit] 1-866-448-4100. Pour commenter la réponse du ministère des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs aux demandes FOIA, veuillez remplir un formulaire de commentaire public.
Responsabilités du département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs pour répondre à votre demande
- Le département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le premier jour est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
- La raison de votre demande de documents publics auprès du département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs n'est pas pertinente, et nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous voulez les documents avant de répondre à votre demande. La loi sur la liberté d'information (FOIA) autorise toutefois le département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs (Department of Small Business and Supplier Diversity) à vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.
- La FOIA exige que le Department of Small Business and Supplier Diversity (ministère des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs) apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours : Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés, car ils font tous l'objet d'une dérogation légale spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
- Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous retenons d'autres documents. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un dossier si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du Code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
- S'il est pratiquement impossible pour le Department of Small Business and Supplier Diversity de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit, en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
- Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.
Coûts
- Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez au département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs (Department of Small Business and Supplier Diversity). FOIA nous permet de facturer les coûts réels de réponse aux demandes FOIA. Il s'agit par exemple du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.
- Si nous estimons que le coût pour répondre à votre demande dépasse 200 dollars, nous pourrions vous demander de verser un acompte, qui ne dépassera pas le montant estimé, avant de traiter votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande n'incluent pas le temps compris entre le moment où nous demandons un acompte et celui où vous répondez.
- Vous pouvez demander que nous estimions à l'avance les frais pour la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.
- Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente demande FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, le Department of Small Business and Supplier Diversity peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.
Exemptions couramment utilisées
Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. le département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs (Department of Small Business and Supplier Diversity) retient généralement les documents sous réserve des exemptions suivantes :
- Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de la Virginie)
- Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
- Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
- Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 (12))
